💬 Team-Kom­mu­ni­ka­ti­ons-Ver­ein­ba­rung: Bes­se­re Kom­mu­ni­ka­ti­on im Arbeitsalltag

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Gül­tig ab: [Datum einsetzen]

1. Ein­lei­tung

Eine ver­läss­li­che, respekt­vol­le Kom­mu­ni­ka­ti­on ist die Grund­la­ge erfolg­rei­cher Zusam­men­ar­beit. Mit der vor­lie­gen­den Ver­ein­ba­rung schaf­fen wir ver­bind­li­che Leit­li­ni­en, die Klar­heit, Trans­pa­renz und Effi­zi­enz för­dern. Zugleich tra­gen sie dazu bei, Belas­tun­gen zu redu­zie­ren und ein ver­trau­ens­vol­les Mit­ein­an­der zu stärken.

2. Ziel der Vereinbarung

Unser gemein­sa­mes Ziel ist es, Miss­ver­ständ­nis­se zu ver­mei­den, Arbeits­pro­zes­se zu beschleu­ni­gen und die Zufrie­den­heit aller Team­mit­glie­der zu erhö­hen. Die fol­gen­den Rege­lun­gen wur­den gemein­sam erar­bei­tet und gel­ten für alle Mit­ar­bei­ten­den gleichermaßen.

📢 I. Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le gezielt nutzen

• E‑Mail ist unser Medi­um für offi­zi­el­le Mit­tei­lun­gen, nach­voll­zieh­ba­re Abspra­chen und ver­bind­li­che Beschlüsse.
• Chat-Tools (z. B. Micro­soft Teams, Signal) die­nen schnel­len Rück­fra­gen und kur­zen Abstimmungen.
• Tele­fo­na­te nut­zen wir bei drin­gen­den Fra­gen oder kom­ple­xen The­men, die ein direk­tes Gespräch erfordern.
• Mee­tings, in Prä­senz oder vir­tu­ell, fin­den statt, wenn The­men wich­tig, mehr­schich­tig oder stra­te­gisch bedeut­sam sind.

🕘 II. Erreich­bar­keit & Ant­wort­zei­ten trans­pa­rent regeln

• Auf E‑Mails reagie­ren wir an Werk­ta­gen in der Regel inner­halb von 24 Stun­den.
• Chat-Nach­rich­ten beant­wor­ten wir – sofern mög­lich – inner­halb von 2 bis 4 Stun­den.
• Außer­halb der offi­zi­el­len Arbeits­zei­ten besteht kei­ne Ver­pflich­tung zur Reak­ti­on. Not­fäl­le bil­den eine aus­drück­lich bezeich­ne­te Ausnahme.

🗣️ III. Stil und Umgang: Klar, freund­lich, konstruktiv

• Unse­re Kom­mu­ni­ka­ti­on ist respekt­voll, freund­lich und wertschätzend.
• Wir for­mu­lie­ren klar und prä­zi­se (z. B. ein­deu­ti­ge Betreff­zei­len in Mails).
• Nach­fra­gen sind aus­drück­lich erwünscht, um Miss­ver­ständ­nis­se zu vermeiden.
• Kri­tik wird sach­lich und kon­struk­tiv geäußert.

📝 IV. Infor­ma­tio­nen ver­bind­lich festhalten

• Wich­ti­ge Abspra­chen doku­men­tie­ren wir schrift­lich (z. B. per E‑Mail oder Protokoll).
• Zustän­dig­kei­ten wer­den ein­deu­tig benannt: Wer macht was bis wann?
• Fris­ten und Ter­mi­ne kom­mu­ni­zie­ren wir aktiv und recht­zei­tig an alle Betroffenen.

🧑‍🤝‍🧑 V. Mee­tings effek­tiv gestalten

• Wir berei­ten uns auf Mee­tings ziel­ge­rich­tet vor.
• Mee­tings begin­nen und enden pünkt­lich.
• Eine Per­son über­nimmt die Mode­ra­ti­on, eine ande­re das Pro­to­koll.
• Ergeb­nis­se und Auf­ga­ben wer­den schrift­lich fest­ge­hal­ten und verteilt.

🔄 VI. Refle­xi­on und Verbesserung

• Wir über­prü­fen ein­mal jähr­lich, wie gut unse­re Kom­mu­ni­ka­ti­on funktioniert.
• Ver­bes­se­rungs­vor­schlä­ge neh­men wir ernst und set­zen sinn­vol­le Ände­run­gen gemein­sam um.

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3. Schluss­be­stim­mun­gen

Die­se Ver­ein­ba­rung tritt am oben genann­ten Datum in Kraft. Sie kann mit Zustim­mung aller Betei­lig­ten ange­passt wer­den, sobald dies erfor­der­lich erscheint.

Unter­schrift Team­lei­tung	Unter­schrift Teammitglied

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