📑 1. Ziel des Schulungsprogramms
Dieses Programm hilft uns, unsere Zusammenarbeit digital und analog besser zu organisieren:
- Klare Dokumentation
- Sicherer Datenschutz
- Verlässliche Kommunikation
- Strukturierte Aufgaben- und Fristenverwaltung
- Stärkung unserer Teamkultur
🗂️ 2. Dokumentation & Ablage
Grundregeln:
- Einheitliche Ordnerstruktur für jede Betreuung (z. B. Personendaten, Schriftverkehr, Finanzen)
- Einheitliche Dateinamen:
JJJJ-MM-TT_Art_Thema.pdf - Alle Dokumente zeitnah digitalisieren und ablegen
- Keine sensiblen Dokumente offen aufbewahren
Checkliste Dokumentation:
✅ Richtiger Betreuungsfall gewählt
✅ Sauberer Scan, vollständige Datei
✅ Klarer Dateiname
✅ Richtig zugeordnet und gespeichert
🔒 3. Datenschutz & Zugriffsrechte
Checkliste Datenschutz:
✅ Sichere Passwörter nutzen und nicht weitergeben
✅ Keine sensiblen Daten offen sichtbar lassen
✅ Zugriffsrechte aktuell halten
✅ Datenschutzvorfälle sofort melden
📨 4. Posteingang und Bearbeitung
Ablauf:
- Eingang prüfen und stempeln (Papierpost)
- Sichtung auf Fristen und Relevanz
- Digitalisierung und Ablage
- Weiterleitung an zuständige Person
- Fristen erfassen und Aufgaben starten
📅 5. Fristenmanagement
Fristen-Check:
✅ Frist erkennen
✅ Frist dokumentieren (Kalender/Wiedervorlage)
✅ Verantwortlichkeit klären
✅ Erledigung kontrollieren
Typische Fristen:
- Gerichtliche Berichte
- Widerspruchsfristen
- Zahlungsfristen
- Antragstermine
👥 6. Team-Kommunikation
Team-Kommunikations-Vereinbarung:
- E‑Mail für offizielle Informationen
- Chat für schnelle Absprachen
- Telefon bei dringenden Fällen
- Besprechungen für komplexe Themen
Regeln:
✅ Respektvolle Ansprache
✅ Klare Zuständigkeiten
✅ Verlässliche Antwortzeiten
📋 7. Aufgabenverteilung sichtbar machen
Tools:
- Whiteboard im Büro
- Digitale Tafeln (Trello, Planner, Butler-Aufgabenliste)
Prinzip:
✅ Aufgaben sichtbar machen
✅ Zuständigkeiten klar benennen
✅ Regelmäßige Updates der Aufgabenlisten
📅 8. Vertretungsregeln
Checkliste Vertretung:
✅ Tandem oder kleines Team benannt
✅ To-Do-Liste für Vertretung erstellt
✅ Zugriffsrechte für Vertretung eingerichtet
✅ Übergabegespräch vor Abwesenheit geführt
🔄 9. Regelmäßige Team-Reviews
Ablauf:
- 1× jährlich Reflexionsmeeting
- Positive Erfahrungen sammeln
- Verbesserungsvorschläge besprechen
- Maßnahmen und Zuständigkeiten definieren
Fragen:
- Funktioniert unsere Ablage?
- Werden Fristen zuverlässig bearbeitet?
- Fühlen sich alle ausreichend informiert?
💬 10. Feedback einholen
- Anonyme Umfragen oder offene Runden nutzen
- Fragen zur Software (z. B. Butler21), Kommunikation, Prozesse
- Kritik als Verbesserungschance verstehen
🛠️ 11. Anpassungen und Innovationen
- Aus Feedback konkrete Maßnahmen ableiten (z. B. zusätzliche Schulungen, Regeln anpassen)
- Offen für neue Entwicklungen bleiben (Softwareupdates, neue Tools)
- Qualitätsstandards laufend aktualisieren
📝 12. Protokoll und Maßnahmenplan
Protokoll-Regeln:
✅ Kurze, klare Zusammenfassungen
✅ Konkrete Maßnahmen benennen
✅ Zuständigkeiten festlegen
✅ Fristen setzen und Fortschritte regelmäßig prüfen
Beispiel Maßnahmenplan:
| Maßnahme | Verantwortlich | Frist | Status |
|---|---|---|---|
| Antwortzeit-Regel für E‑Mails entwickeln | Max | 01.06.2025 | offen |
| Checkliste für Vertretungen erstellen | Anna | 15.06.2025 | offen |
🎯 13. Praktische Übungen (im Kurs)
- Rollenspiel: Rechtevergabe & Datenschutz
- Workshop: Unser gemeinsames Team-Manifest entwickeln
- Übung: Vertretungs-Checkliste ausfüllen
- Übung: Fristenmanagement anhand echter Beispiele
📌 Zusammenfassung
✅ Bessere Struktur
✅ Mehr Transparenz
✅ Sicherere Datenverwaltung
✅ Verbindliche Zusammenarbeit
✅ Gelebte Qualitätsentwicklung
Hinweis:
Dieses Handout dient als Nachschlagewerk für den Arbeitsalltag und wird regelmäßig aktualisiert, wenn sich neue Anforderungen ergeben.